Obrazovka Párování plateb (v menu Platby, karta Párování plateb) shromažďuje všechno, co je potřeba dořešit: platby, které nejsou přiřazené k žádné faktuře, a faktury, které ještě nejsou uhrazené. U každého řádku Simbila navrhne nejpravděpodobnější protějšek a vy ho potvrdíte jedním kliknutím.
Když něco čeká na spárování, na Přehledu se nahoře objeví sekce K vyřízení:
Kliknutím na kartu se otevře obrazovka Párování plateb na příslušném seznamu. Když je všechno spárované, sekce se nezobrazuje.
Přepínač Nespárované platby ukáže platby bez faktury, druhý přepínač volí Příchozí (platby od zákazníků) nebo Odchozí (platby dodavatelům). Nejnovější platby jsou nahoře.
Pod záhlavím tabulky jsou filtry:
Filtry zúží jen seznam plateb; faktury k nim Simbila navrhuje ze všech neuhrazených. Tlačítko Zrušit filtry vedle přepínačů je všechny vymaže.
Kliknutím na záhlaví sloupce Datum, Částka, Bankovní účet / pokladna nebo VS seznam seřadíte, dalším kliknutím obrátíte pořadí a třetím řazení zrušíte.
Ve sloupci Poznámka je poznámka platby v čitelné podobě: z platby přes bankovní API je to zpráva pro příjemce, text obchodníka u platby kartou nebo jméno protistrany. U platby z e-mailové notifikace banky obsahuje vše, co banka v e-mailu uvedla: protiúčet, jméno protistrany, zprávu pro příjemce, datum, konstantní a specifický symbol, ID transakce a na konci variabilní symbol. Když je za ní delší původní záznam z banky nebo platební brány, je poznámka podtržená; kliknutím na ni otevřete okno Původní poznámka s celým záznamem.
Ve sloupci Navržená faktura je faktura, která k platbě nejlépe sedí. Jak jistý návrh má být, zvolíte v nabídce Návrhy (viz další kapitola). Štítek za návrhem ukazuje jeho úroveň (jasná shoda, dobrá shoda nebo AI s jistotou v procentech) a další štítky důvod shody:
Tlačítko Spárovat platbu k navržené faktuře přiřadí. Faktura se při plné úhradě přepne do stavu Zaplacena; při nižší částce zůstane částečně uhrazená a na seznamu faktur bez úhrady zůstane se zbývající částkou.
Když návrh nesedí, klikněte na Jiná… (u platby bez návrhu Vybrat…). Nahoře v okně jsou pro kontrolu základní údaje platby (datum, částka, VS, účet a poznámka), u faktury pak číslo, datum vystavení a splatnosti, zbývající částka, VS a odběratel nebo dodavatel. Pod nimi najdete všechny návrhy a pod Ruční výběr seznam neuhrazených faktur, ve kterém můžete vyhledávat podle čísla, firmy, variabilního symbolu nebo IČO. Vybraná faktura se přidá pod seznam a platbu s ní spárujete tlačítkem Spárovat pod ní. Faktury v měně platby jsou nahoře, pod nimi faktury v jiné měně (viz Platba v jiné měně než faktura níže).
Nabídka Návrhy v horní liště určuje, jaké návrhy se ve sloupcích Navržená faktura a Navržená platba objeví. Volba platí pro obě záložky.
Navrhne se jen dvojice, u které variabilní symbol z banky i částka přesně sedí na fakturu, měna je stejná a žádná jiná nespárovaná platba ani neuhrazená faktura nemá stejnou kombinaci. Stejně přísně páruje platby automatický import z banky; na obrazovku se takové dvojice dostanou třeba tehdy, když platba přišla dřív, než jste fakturu vystavili, nebo pochází z importu výpisu.
Když jsou jasné shody k dispozici, objeví se tlačítko Spárovat všechny jasné shody s jejich počtem. Otevře okno se seznamem dvojic; po kontrole klikněte na Spárovat a Simbila je spáruje jednu po druhé. Dvojice, kterou se spárovat nepodaří (například ji mezitím spároval někdo jiný), v seznamu zůstane.
Výchozí volba. Kromě jasných shod navrhuje i dvojice podle bodů za variabilní symbol, částku, číslo faktury nebo název firmy v poznámce a účet klienta. Platba musí přijít nejdřív 7 dní před vystavením faktury a nejpozději 60 dní po její splatnosti. Samotná shoda částky se navrhne, jen když stejnou částku nemá jiná faktura.
Když jsou k dispozici jednoznačné shody, objeví se tlačítko Spárovat jednoznačné shody s jejich počtem. Jednoznačné jsou všechny jasné shody a k nim dobré shody, u kterých:
Okno ukáže seznam dvojic a ve sloupci Shoda důvody, proč k sobě patří. Po kontrole klikněte na Spárovat, Simbila je spáruje jednu po druhé, stejně jako jasné shody.
Obsahuje všechny jasné a dobré shody a k nim návrhy umělé inteligence pro zbytek. V záložce Nespárované platby klikněte na Navrhnout pomocí AI – AI projde platby na aktuální stránce (nejvýše 25), pro které pravidla nic nenašla, porovná je se zbylými neuhrazenými fakturami (ke každé až 12) a navrhne tu, kterou platba nejspíš hradí. Bere v úvahu částku, měnu, datum, poznámku platby a údaje faktur. Platby s jasnou nebo dobrou shodou AI neposílá a jejich faktury jí nenabízí. Platby, které už AI prověřila, tlačítko přeskočí; když jsou prověřené všechny, nabídne Navrhnout znovu pomocí AI a AI je vyhodnotí znovu (třeba po změně instrukcí). Tlačítko je při volbě AI návrh vždy k dispozici; v záložce Faktury bez úhrady vyhodnotí nejnovější nespárované platby odpovídajícího směru.
K AI se posílají údaje plateb (datum, částka, měna, variabilní symbol, poznámka, účet protistrany) a kandidátních faktur (číslo, variabilní symbol, jméno a účty klienta, částky, data), vaše instrukce a naučená párování (viz níže). Na účtu, kde AI není zapnutá, je tlačítko neaktivní.
Tlačítkem Instrukce pro AI (při volbě AI návrh) otevřete okno, kde AI můžete poradit:
Párování, které se zapamatovalo omylem, smažete ikonou koše. Když chcete, aby se AI řídila párováním vždy, klikněte u něj na Zapamatovat jako pravidlo: do instrukcí se doplní věta, kterou můžete upravit, a pak instrukce uložte. Sama AI do instrukcí nikdy nic nepíše – pravidla v nich jsou jen ta, která jste uložili vy.
Tlačítkem Automatické párování v horní liště nastavíte, co Simbila spáruje sama:
Párují se vždy jen jednoznačné shody (viz Dobrá shoda výše): částka sedí na zbývající částku faktury a ani platba, ani faktura nemá jiný podobně silný protějšek. Po uložení se hned spárují i platby, které teď čekají, a dál po každém importu z banky (bankovní API, e-mailové avízo banky i import výpisu). Spárování zrušíte v detailu faktury, viz Evidence plateb. Návrhy AI se nikdy nespárují samy.
Příchozí platba, která po importu z bankovního API nebo e-mailového avíza zůstane nespárovaná, se vám ohlásí e-mailem. Upozornění vypnete v Nastavení e-mailů.
Přepínač Faktury bez úhrady ukáže Vydané nebo Přijaté faktury a zálohové faktury, které nejsou zaplacené celé, seřazené podle splatnosti. Splatnost, která už uplynula, je červená.
Pod záhlavím tabulky jsou filtry: Faktura (číslo faktury nebo zálohy), Odběratel / dodavatel a VS hledají část textu, Splatnost a Zbývá berou rozsah od–do. Kliknutím na záhlaví těchto sloupců seznam seřadíte, stejně jako u plateb. Ve sloupci Navržená platba je nespárovaná platba, která k faktuře nejlépe sedí; Spárovat a Jiná… fungují stejně jako u plateb.
Dobropisy a stornované faktury se v seznamu neobjevují.
Ruční výběr nabízí jen protějšky, které tyto podmínky splňují. U faktury vybíráte z nejvýše sta plateb, nejdřív v měně faktury.
Fakturu v USD nebo EUR může odběratel uhradit v korunách (třeba převodem z české banky) a přijatou fakturu v cizí měně můžete zaplatit kartou z korunového účtu. Takovou platbu spárujete stejně jako ostatní:
Faktura se tím sníží o zadanou částku v její měně a při plné úhradě se přepne do stavu Zaplacena. Platba zůstává v měně, ve které přišla, a tak se počítá i v přehledech plateb. V seznamu plateb i v detailu faktury je u ní uvedeno, kolik z faktury uhradila (například = 100,00 USD).
Kurzový rozdíl mezi kurzem faktury a skutečně přijatou nebo zaplacenou částkou Simbila nezaúčtovává, to je práce účetnictví. Do Pohody i Money S3 se faktura exportuje v cizí měně s kurzem z faktury; úhradu si účetní spáruje s bankovním výpisem v účetním programu a kurzový rozdíl zaúčtuje tam.
Automatické párování z banky platby v jiné měně nepáruje, vždy je spárujete ručně.
U plateb kartou z RB Premium API, které banka přepočítala na koruny (v poznámce platby vidíte původní částku a měnu, například 70,00 USD), nabídne Ruční výběr fakturu ve stejné měně a se stejnou částkou hned nahoře a označí ji štítkem cizí měna. Je to jen nápověda, kam se podívat dřív — pořadí ostatních faktur se nemění a spárování pořád potvrzujete stejným postupem výše (Uhrazeno z faktury, Spárovat).
Když zákazník uhradí více faktur jednou platbou (nebo vy zaplatíte dodavateli více faktur najednou), spárujete platbu se všemi. Bankovní pohyb zůstane jeden, stejně jako když účetní v účetním programu zlikviduje několik dokladů jednou položkou banky.
Každá faktura se sníží o svou část, a když je uhrazená celá, přepne se do stavu Zaplacena. V detailu faktury je u platby její část, například 1 940,00 CZK z platby 4 850,00 CZK. V seznamu plateb jsou u ní uvedené všechny faktury.
Rozdělenou platbu měníte jen jako celek. Ikona Odpojit od faktury v detailu kterékoli z jejích faktur ji odpojí ode všech a platba se vrátí mezi nespárované. Pak ji rozdělte znovu. Poznámku můžete měnit i u rozdělené platby, částku, měnu ani směr ne.
Do Pohody i Money S3 se exportují jen faktury, na tom se nic nemění. Účetní v účetním programu zlikviduje bankovní pohyb proti těmto fakturám stejně, jak je platba rozdělená v Simbile.
Bankovní poplatek, úrok nebo samostatný výdaj fakturu nikdy mít nebude. Takovou platbu skryjete ikonou přeškrtnutého oka (Skrýt) a ze seznamu i z počtu na Přehledu zmizí. Přepínačem Zobrazit skryté si skryté platby zobrazíte a ikonou oka je vrátíte mezi nespárované. Když skrytou platbu později přece jen spárujete, skrytí se samo zruší.
Výplata z platební brány (GoPay, Stripe, Comgate, GP webpay) také fakturu mít nebude, ale neskrývejte ji: je to převod z účtu brány. Když ji Simbila v bance rozpozná, na párování se vůbec nedostane. Jinak u ní klikněte na Výplata brány (nebo na ikonu peněženky) a vyberte účet brány. Podrobnosti najdete v článku Výplaty platebních bran.
S napojeným bankovnictvím Simbila páruje platby automaticky, ale jen při jednoznačné shodě variabilního symbolu, směru, měny a částky, viz Nastavení bankovnictví. Když chcete, aby párovala i jednoznačné dobré shody, zapněte to v Automatickém párování (viz výše). Na obrazovku párování se tak dostanou hlavně platby bez variabilního symbolu, s překlepem v něm nebo s jinou částkou, a platby z importu výpisu. Když faktura vznikla až po platbě, najdete dvojici mezi jasnými shodami (viz Jasná shoda výše).